СТАНДАРТНІ УМОВИ ВЕДЕННЯ БІЗНЕСУ КАЙРОС-К ЛТД

 

 Ці положення та умови слід читати разом із повідомленням про конфіденційність

 

1. Законодавство, що застосовується

Наш лист-зобов’язання, графік надання послуг і наші стандартні умови ведення бізнесу регулюються і повинні тлумачитися відповідно до законодавства і практики Англії та Уельсу. Кожна сторона погоджується з тим, що суди Англії та Уельсу матимуть виключну юрисдикцію щодо будь-яких претензій, суперечок або розбіжностей, що стосуються цього листа-зобов’язання та будь-яких питань, що випливають з нього. Кожна сторона безповоротно відмовляється від будь-якого права заперечувати проти будь-якого позову, поданого до цих судів, стверджувати, що позов був поданий до неналежного суду, або стверджувати, що ці суди не мають юрисдикції.

2. Ідентифікація та верифікація клієнта

Як і інші фірми, що надають професійні послуги, ми зобов’язані ідентифікувати та перевіряти наших клієнтів для цілей законодавства Великобританії про боротьбу з відмиванням грошей. За винятком виняткових обставин, ми не можемо розпочати роботу, поки ця вимога не буде виконана. Ми можемо вимагати від вас і зберігати таку інформацію та документацію, яка нам потрібна для цих цілей, та/або здійснювати пошук у відповідних базах даних, включаючи програмне забезпечення для перевірки особи.

3. Гроші клієнтів

Якщо ми зберігаємо гроші від вашого імені, ці гроші будуть зберігатися в довірчій власності на клієнтському банківському рахунку, який відокремлений від коштів фірми. Рахунок буде управлятися, і всі кошти будуть оброблятися відповідно до правил Асоціації бухгалтерів (IAI).

4. Комісії та інші переваги

За певних обставин ми можемо отримувати комісійні та/або інші винагороди за представлення вас іншим фахівцям або за транзакції, які ми організовуємо для вас. У таких випадках ми повідомимо вас у письмовій формі про суму та умови виплати та отримання таких комісійних або винагород.

5. Скарги

Ми прагнемо надавати вам високоякісні послуги, які є ефективними та результативними. Однак, якщо у вас виникне будь-яка причина для скарги щодо будь-якого аспекту наших послуг, будь ласка, зв’яжіться з Ларисою Бровчук. Ми зобов’язуємося ретельно та оперативно розглянути будь-яку скаргу і зробити все можливе, щоб спробувати її вирішити. Якщо ви все ще не задоволені, ви можете подати скаргу до нашої професійної організації, IAI.

6. Конфіденційність

Спілкування між нами є конфіденційним. Ми будемо вживати всіх розумних заходів, щоб не розголошувати вашу інформацію, крім випадків, коли ми зобов’язані це зробити і як зазначено в нашому повідомленні про конфіденційність. Якщо ви не уповноважите нас розголошувати інформацію від вашого імені, це зобов’язання діятиме під час та після завершення цього завдання.

У деяких випадках ми можемо передавати роботу над вашими справами на субпідряд іншим фахівцям у сфері оподаткування або бухгалтерського обліку. Субпідрядники будуть зобов’язані дотримуватися умов конфіденційності та безпеки наших клієнтів.

7. Конфлікти інтересів

Якщо у наших відносинах з вами або у наших відносинах з вами та іншим клієнтом виникає конфлікт інтересів, який може бути успішно вирішений шляхом прийняття відповідних запобіжних заходів для захисту ваших інтересів, ми приймемо такі запобіжні заходи.

У разі виявлення конфліктів, які неможливо вирішити таким чином, щоб захистити ваші інтереси, ми шкодуємо, що не зможемо надавати подальші послуги. Якщо це станеться, ми негайно проінформуємо вас про це. Ми залишаємо за собою право діяти в інтересах інших клієнтів, чиї інтереси не збігаються з вашими або є протилежними, звісно, за умови дотримання вищезгаданих зобов’язань щодо конфіденційності.

8. Захист даних

Ви визнаєте, що ми діятимемо відповідно до наданого вам повідомлення про конфіденційність.

9. Роз’єднання

Якщо ми йдемо у відставку або нас просять піти у відставку, ми, як правило, видаємо лист про звільнення, щоб переконатися, що наші відповідні обов’язки чітко визначені.

Якщо ми не матимемо з вами зв’язку протягом шести місяців або більше, ми можемо надіслати на вашу останню відому адресу лист про розірвання договору і після цього припинити свою діяльність.

Ми залишаємо за собою право після розірвання договору з будь-якої причини знищити будь-які ваші документи, які ми не змогли повернути вам протягом шести місяців, якщо інші закони або нормативні акти не вимагають іншого.

10. Електронна та інша комунікація

Відповідно до ваших інструкцій, ми будемо спілкуватися з вами та з будь-якими третіми особами, яких ви нам доручите, як зазначено в нашому супровідному листі та повідомленні про конфіденційність, електронною поштою або за допомогою інших електронних засобів зв’язку. Одержувач несе відповідальність за перевірку електронних листів і будь-яких вкладень на віруси.

При електронному спілкуванні існує ризик неотримання, затримки отримання, ненавмисного перенаправлення або перехоплення третіми особами. Ми використовуємо програмне забезпечення для перевірки на віруси, щоб зменшити ризик передачі вірусів та подібних шкідливих елементів через електронну пошту або електронні пристрої зберігання даних. Однак електронні комунікації не є повністю безпечними, і ми не можемо нести відповідальність за шкоду або збитки, спричинені вірусами, а також за повідомлення, які були пошкоджені або змінені після відправлення. Ми також не несемо відповідальності за проблеми або випадкові помилки, пов’язані з цим засобом зв’язку, особливо щодо матеріалів, що становлять комерційну таємницю. Це ризики, які ви повинні прийняти в обмін на більшу ефективність і менші витрати. Якщо ви не бажаєте приймати ці ризики, будь ласка, повідомте нам про це, і ми надішлемо вам повідомлення в друкованому вигляді, за винятком випадків, коли подання в електронному вигляді є обов’язковим.

 Будь-яке наше повідомлення з вами, надіслане поштою або через систему DX, вважається таким, що надійшло на вашу поштову адресу через два робочі дні після дня відправлення документа.

При доступі до інформації, що зберігається в електронному вигляді в HMRC, ми можемо мати доступ до більшого обсягу інформації, ніж нам потрібно, і ми отримаємо доступ лише до тих записів, які обґрунтовано необхідні для виконання контракту.

Ви зобов’язані постійно надавати нам точні контактні дані. Це важливо для того, щоб не допустити надсилання повідомлень і документів на неправильну адресу.

11. Збори та умови оплати

Наш гонорар може залежати не тільки від часу, витраченого на ваші справи, але й від рівня кваліфікації та відповідальності, важливості та цінності порад, які ми надаємо, а також від рівня ризику.

Якщо ми надаємо вам кошторис наших гонорарів за певну роботу, цей кошторис не є обов’язковим для виконання, якщо тільки ми прямо не зазначимо, що це буде саме так.

За запитом ми можемо вказати фіксований гонорар за надання певних послуг або орієнтовний діапазон гонорарів за конкретне завдання. Ми не визначаємо фіксовані гонорари більш ніж на рік вперед, оскільки такі пропозиції щодо гонорарів повинні переглядатися у світлі подій, що відбуваються. Якщо через непередбачувані обставини нам стане зрозуміло, що пропозиція щодо гонорару є неадекватною, ми залишаємо за собою право повідомити вас про переглянуту суму або діапазон і отримати вашу згоду на це.

У деяких випадках ви можете мати право на допомогу у сплаті професійних гонорарів, особливо у зв’язку з будь-яким розслідуванням ваших податкових справ Службою з податкових та митних зборів (HMRC). Допомога може бути надана через страхові поліси, які ви маєте, або через членство в професійному чи торговому об’єднанні. За винятком випадків, коли таке страхування було організовано через нас, ви повинні повідомити нас про будь-яке таке страхове покриття, яке ви маєте. Ви несете відповідальність за оплату наших послуг незалежно від того, чи повністю або частково їх оплачують ваші страхові компанії.

Ми будемо виставляти рахунки щомісяця, і наші рахунки підлягають оплаті після пред’явлення. Наші гонорари не включають ПДВ, який буде додано, якщо він підлягає сплаті. Будь-які виплати, які ми здійснюємо від вашого імені, а також витрати, понесені в ході виконання нашої роботи для вас, будуть додані до наших рахунків-фактур, якщо це необхідно.

Якщо не узгоджено інше, наші гонорари не включають витрати на послуги третіх осіб, адвокатів або інші професійні гонорари.

Це наша звичайна практика – виставляти заявки на оплату, коли ми маємо справу з тривалими або повторюваними роботами. Умови оплати заявок на оплату такі ж, як і для оплати рахунків-фактур. Рахунок-фактура буде виставлений вам після отримання оплати.

Якщо цей договір укладено між нами та покупцем, який діє в рамках бізнесу, ми залишаємо за собою право нараховувати відсотки за несвоєчасно сплаченими рахунками за ставкою 8% вище базової ставки Банку Англії відповідно до Закону про несвоєчасну сплату комерційних боргів (відсотки) від 1998 року. Ми також залишаємо за собою право призупинити надання наших послуг або припинити діяти від вашого імені, надіславши вам письмове повідомлення, якщо оплата будь-яких гонорарів буде надмірно затримана. Ми маємо намір користуватися цими правами лише тоді, коли це буде справедливо та обґрунтовано.

Якщо ви не згодні з тим, що виставлений рахунок є справедливим і обґрунтованим, ви повинні повідомити нас про це протягом 21 дня з моменту його отримання, в іншому випадку буде вважатися, що ви погодилися з тим, що платіж підлягає сплаті.

Після завершення договору ви можете призначити нового радника. Якщо новий радник запросить професійну перевірку та інформацію про передачу повноважень, ми залишаємо за собою право стягнути з вас розумну плату за надання інформації про передачу повноважень.

12. Впровадження

Ми будемо допомагати у виконанні наших порад лише за наявності спеціальних інструкцій та письмової згоди.

13. Права інтелектуальної власності

Ми зберігаємо всі авторські права на будь-який документ, підготовлений нами в ході виконання завдання, за винятком випадків, коли законом прямо передбачено інше.

14. Інтерпретація

Якщо будь-яке положення цього листа-зобов’язання, графіків надання послуг або стандартних положень та умов буде визнано недійсним, то таке положення вважатиметься таким, що не є частиною цього договору, а решта цього договору тлумачитиметься так, ніби таке положення ніколи не було включено.

У разі виникнення будь-яких розбіжностей між цими стандартними положеннями та умовами і листом-зобов’язанням або графіками надання послуг, відповідне положення листа-зобов’язання або графіків матиме переважну силу.

15. Внутрішні спори всередині клієнта

Якщо нам стане відомо про спір між сторонами, які володіють або якимось чином залучені до володіння та управління бізнес-клієнтом, слід зазначити, що якщо нашим клієнтом є компанія, ми не будемо надавати інформацію або послуги одній стороні без чіткого усвідомлення та дозволу всіх сторін. Якщо всі сторони не домовляться про інше, ми продовжуватимемо надавати інформацію за звичайним місцем ведення бізнесу до відома директорів/власників. Якщо ми отримаємо суперечливі поради, інформацію або інструкції від різних директорів/власників компанії, ми передамо це питання на розгляд ради директорів/партнерства/ТОО і не будемо вживати жодних подальших заходів доти, доки рада директорів/партнерство/ТОО не узгодять дії, які необхідно вжити.

16. Інвестиційне консультування (включаючи послуги страхового посередництва)

Інвестиційний бізнес регулюється Законом про фінансові послуги та ринки 2000 року.

Якщо під час надання вам професійних послуг вам знадобиться порада щодо інвестицій, включаючи страхування, ми, можливо, будемо змушені направити вас до особи, уповноваженої Управлінням з фінансового регулювання та нагляду або ліцензованої визначеним професійним органом, оскільки ми не уповноважені надавати такі поради.

17. Застава

Наскільки це дозволено законом або професійними рекомендаціями, ми залишаємо за собою право утримувати всі кошти, документи та записи, що знаходяться в нашому розпорядженні, які стосуються всіх завдань для вас, до повної сплати всіх несплачених гонорарів та виплат.

18. Обмеження відповідальності

Ми надаватимемо наші послуги з розумною ретельністю та майстерністю. Наша відповідальність перед вами обмежується втратами, збитками, витратами та витратами, безпосередньо спричиненими нашою недбалістю, шахрайством або навмисним невиконанням зобов’язань.

Виключення відповідальності за збитки, завдані іншими особами

Ми не несемо відповідальності, якщо такі збитки, штрафи, відсотки або додаткові податкові зобов’язання спричинені діями або бездіяльністю будь-якої іншої особи або внаслідок надання нам неповної, оманливої чи неправдивої інформації, або якщо вони спричинені невиконанням наших порад чи ненаданням нам відповідної інформації.

Зокрема, якщо ми направляємо вас до іншої фірми, з якою ви співпрацюєте безпосередньо, ми не несемо жодної відповідальності за їхню роботу і не несемо відповідальності за будь-які збитки, спричинені ними.

Виключення відповідальності у зв’язку з обставинами, що знаходяться поза нашим контролем

Ми не несемо відповідальності перед вами за будь-яку затримку або невиконання наших зобов’язань за цим листом-зобов’язанням, якщо затримка або невиконання спричинені обставинами поза нашим розумним контролем.

Виключення відповідальності за приховування або спотворення інформації

Ми не несемо відповідальності за будь-які збитки, шкоду або витрати, понесені або понесені, якщо інформація, що має відношення до послуги, яку ми надаємо, була прихована від нас або спотворена нами.

Цей виняток не застосовується, якщо таке спотворення, утримання або приховування є або повинно було б бути (при виконанні процедур, які ми погодилися виконувати з розумною ретельністю та кваліфікацією) очевидним для нас без додаткового розслідування, окрім того, яке було б розумним для нас за даних обставин.

Відшкодування за несанкціоноване розголошення

Ви погоджуєтеся звільнити нас і наших агентів від відповідальності за будь-якими позовами (включаючи будь-які позови за недбалість), що виникають внаслідок несанкціонованого розголошення вами або будь-якою особою, за яку ви несете відповідальність, наших порад і думок, у письмовій чи іншій формі. Таке відшкодування поширюється на витрати на захист будь-якого такого позову, включаючи оплату за нашими звичайними ставками за час, витрачений на захист.

Обмеження сукупної відповідальності

Якщо в листі-зобов’язанні зазначено сукупний ліміт відповідальності, то ця сума є максимальною сукупною відповідальністю цієї фірми, її керівників, агентів і співробітників перед усіма особами, яким адресовано лист-зобов’язання, а також перед будь-якою іншою особою, яка, за нашою домовленістю з вами, може покладатися на нашу роботу.

Ви погодилися з тим, що не будете подавати жодних позовів, які підпадають під дію ліміту, проти жодного з наших принципалів; на особистій основі.

19. Обмеження прав третіх осіб

Поради та інформація, які ми надаємо вам як частину наших послуг, призначені виключно для вашого використання, а не для будь-якої третьої сторони, якій ви можете їх передати, якщо тільки ми прямо не домовилися в листі-зобов’язанні про те, що зазначена третя сторона може покладатися на нашу роботу. Ми не несемо жодної відповідальності перед третіми особами, включаючи будь-яку компанію групи, якій не адресовано лист-зобов’язання, за будь-які поради, інформацію або матеріали, отримані в рамках нашої роботи для вас, які ви надаєте їм у розпорядження. Сторона цієї угоди є єдиною особою, яка має право вимагати виконання будь-яких її умов, і жодні права або переваги не надаються третім особам відповідно до Закону про контракти (права третіх осіб) від 1999 року.

20. Період залучення та розірвання контракту

Якщо інше не обумовлено в листі-зобов’язанні, наша робота розпочнеться, коли ми отримаємо вашу явну або неявну згоду на виконання цього листа, за винятком випадків, зазначених у цьому листі, ми не несемо відповідальності за періоди, що передують зазначеній даті.

Кожна з нас може розірвати цю угоду, надавши іншій стороні письмове повідомлення не менше ніж за 21 день, за винятком випадків, коли ви не співпрацюєте з нами або у нас є підстави вважати, що ви надали нам або HMRC неправдиву інформацію, і в цьому випадку ми можемо розірвати цю угоду негайно. Розірвання не вплине на будь-які права, які могли виникнути у будь-кого з нас до моменту розірвання.

У разі розірвання цього договору ми докладемо зусиль, щоб узгодити з вами заходи щодо завершення незавершеної на той момент роботи, за винятком випадків, коли ми зобов’язані з юридичних або регуляторних причин негайно припинити роботу. У такому випадку ми не зобов’язані виконувати подальшу роботу і не несемо відповідальності або зобов’язань за будь-які наслідки, що виникають у зв’язку з розірванням договору.

Якщо ви залучаєте нас для виконання разової роботи (наприклад, консультації щодо разової транзакції або підготовки податкової декларації лише за один рік), така робота припиняється одразу після її завершення.  Дата завершення роботи вважається датою припинення, і ми не несемо перед вами жодних зобов’язань і не будемо виконувати подальшу роботу після цієї дати.

Якщо надається періодична робота (наприклад, постійна робота з дотримання вимог законодавства, така як заповнення річних податкових декларацій), зобов’язання припиняється у відповідну дату, пов’язану з розірванням договору, як зазначено вище.  Якщо не застосовується негайне розірвання, на практиці це означає, що відповідною датою розірвання є дата, зазначена вище:

• 21 день після дати повідомлення про розірвання договору; або
• Пізніше узгоджена дата

Ми не маємо жодних зобов’язань перед вами після дати розірвання договору і не будемо виконувати жодних подальших робіт.

21. Правила професійної організації

 Ми будемо дотримуватися і діяти відповідно до підзаконних актів, положень та етичних принципів IAI і приймемо вказівки діяти від вашого імені на цій основі.

Ви несете відповідальність за доведення до нашого відома будь-яких помилок, пропусків або неточностей у ваших деклараціях, про які вам стало відомо після подання декларації, щоб ми могли допомогти вам зробити добровільне розкриття інформації.

Зокрема, ви надаєте нам повноваження виправляти помилки, допущені HMRC, якщо нам стане про них відомо. Крім того, ми не будемо здійснювати податкове планування, яке порушує Професійну поведінку у сфері оподаткування. Таким чином, ми дотримуємося загального правила протидії зловживанням та правила цілеспрямованого ухилення від сплати податків. Ми не несемо відповідальності за будь-які збитки, шкоду або витрати, що виникають у зв’язку з дотриманням нами законодавчих або нормативних зобов’язань. Ви можете ознайомитися з копіями цих вимог у наших офісах. Вимоги також доступні в Інтернеті за адресою https://www.aiaworldwide.com/.

Наслідки членства в професійній організації в контексті GDPR викладені в повідомленні про конфіденційність, яке слід читати разом з цими стандартними умовами ведення бізнесу.

22. Покладання на поради

Ми намагатимемося фіксувати всі поради з важливих питань у письмовому вигляді. Поради, надані в усній формі, не повинні прийматися до уваги, якщо вони не підтверджені в письмовій формі. Тому, якщо ми надаємо усну пораду (наприклад, під час зустрічі або телефонної розмови), і ви хочете мати можливість покладатися на неї, ви повинні попросити нас підтвердити її в письмовій формі. Однак майте на увазі, що порада є дійсною лише на дату її надання.

23. Зберігання документів

Ви несете юридичну відповідальність за збереження документів і записів, що стосуються ваших податкових справ. Під час нашої роботи ми можемо збирати інформацію від вас та інших осіб, що має відношення до ваших податкових справ. Ми повернемо вам будь-які оригінали документів на вашу вимогу.

Коли ми припиняємо діяти від вашого імені, ми намагатимемося узгодити позицію щодо доступу до записів хмарної бухгалтерії, щоб забезпечити безперервність надання послуг. Це може вимагати від вас укладення прямих договорів з постачальниками програмного забезпечення та окремої оплати за цю послугу. Документи та записи, що мають відношення до ваших податкових справ, згідно із законодавством повинні зберігатися наступним чином:

Фізичні особи, довірені особи та партнерства

• з доходом від торгівлі або оренди: п’ять років і 10 місяців після закінчення податкового року;
• в іншому випадку: через 22 місяці після закінчення податкового року.

Компанії, ТзОВ та інші юридичні особи

• шість років з моменту закінчення звітного періоду.

Хоча певні документи можуть належати вам на законних підставах, ми можемо знищити кореспонденцію та інші папери, які ми зберігаємо в електронному або іншому вигляді, яким більше семи років. Це стосується і ваших документів, якщо вони не були затребувані вами протягом семирічного періоду. Ви повинні повідомити нам, якщо ви вимагаєте повернення будь-якого конкретного документа або їх зберігання протягом більш тривалого періоду.

Ви повинні зберігати документи, які ми надсилаємо вам, як зазначено в повідомленні про конфіденційність, яке слід читати разом з цими умовами.

24. Регламент про надання послуг 2009 року (“Директива про послуги”)

Відповідно до правил нашої професійної організації, ми зобов’язані мати страхування професійної відповідальності. Детальну інформацію про страховика та покриття можна отримати в наших офісах або за запитом.